Первинний документообіг: тенденції до спрощення

Реформування фінансової системи України та поступова інтеграція її у
світову економіку потребують ретельного вивчення іноземної практики. Під
час міжнародного науково-практичного семінару, що недавно відбувся в м.
Ялті, досвідом швидкого й ефективного вдосконалення податкової служби
Німеччини та створення там сучасної системи оподаткування європейського
зразка поділився один з експертів Німецької консультативної групи в Україні
Томас Оттен.

Полегшити роботу підприємця
Оскільки протягом останнього десятиліття система оподаткування Німеччини
зазнала суттєвих змін, Томас Оттен спробував екстраполювати важливі напрями
цього процесу на українські реалії. Адже серед проблем, які негативно
позначаються на процесах адміністрування податків в Україні, є чимало
таких, що були свого часу притаманні німецькій податковій системі.

Відзначаючи тенденцію до зниження ставок оподаткування в Україні, німецький
експерт водночас наголосив на складності та громіздкості процесу
адміністрування. Якщо порівнювати витрати на ведення звітності в Україні
суб'єктами господарювання, які працюють з 10 найманими працівниками, з
витратами суб'єктів господарювання з таким самим прибутком, які працюють у
Німеччині, стає очевидним, що витрати на ведення звітності в Україні
становлять до 2,2 тис. годин на рік, тоді як німецькі підприємці витрачають
450 годин. Суб'єкти господарювання Німеччини подають звітність лише один
раз на рік на відміну від українських, які подають її 4 рази на рік.
Первинних документів в Україні у 5 разів більше, ніж у Німеччині. Такий
стан справ ускладнює роботу бізнесу. Адже оброблення первинної
бухгалтерської документації - вельми трудомістке заняття, що потребує уваги
і точності. Тож організація первинного документообігу відіграє особливу
роль.
У Німеччині, приміром, немає затверджених форм первинних документів.
Обов'язкові вимоги визначено тільки до тих документів, щодо яких є ризик
підробки. Наприклад, так званий інвойс є еквівалентом кількох форм
документів, що використовуються в Україні: накладної, акта виконаних робіт
(послуг), податкової накладної, крім того, документів з інвентаризації,
прибутку та збитків зі складу, витрат на відрядження, витрат компанії на
автомобіль, ділові обіди, подарунки тощо.

Обов'язковими складовими інвойса є назва та адреса підприємця або компанії,
податковий номер компанії (кожен суб'єкт господарювання має унікальний
ідентифікаційний номер платника податків), назва й адреса отримувача, дата
видачі інвойса (всі інвойси мають бути послідовно пронумерованими й не
дублюватися), опис наданих товарів або послуг та їхній обсяг, дата
доставки, чиста сума інвойса, ставка та сума ПДВ, валова сума за інвойсом
(нетто + ПДВ).

Зміст у пріоритеті
Характерною особливістю інвойса в Німеччині є відсутність підписів та
печаток. Для ідентифікації під час податкових перевірок цілком достатньо
його номера та реєстраційного номера платника податків. Якщо інвойс містить
усю необхідну інформацію, відпадає потреба в інших первинних документах:
товарнотранспортній, витратній та податковій накладних, акті тощо.

До всіх інших видів первинних документів, якщо в них виникає необхідність,
жодних офіційних вимог не висувається. При цьому податкові інспектори
приймають їх як первинні документи.

Таким чином, у Німеччині пріоритетом є зміст, а не форма документації.
Подібні підходи послаблюють адміністративне навантаження, зменшують витрати
на бухгалтерський облік для підприємств, а також на утримання податкових
органів та не сприяють ухиленню від сплати податків.

Що складніша структура компанії, то детальніша документація
Усі суб'єкти підприємницької діяльності повинні зберігати первинні облікові
документи. Це стосується не лише компаній, а й приватних та частково
зайнятих підприємців, осіб, які займаються незалежною професійною
діяльністю: адвокатів, нотаріусів, лікарівпрактиків, артистів тощо. Що
складніша структура компанії, то детальнішою має бути первинна
документація. Утім компанія сама вирішує, що їй необхідно. Скажімо,
приватний підприємець з 50 інвойсами на рік не веде реєстру документів,
оскільки достовірність його декларації може бути легко перевірена
податковими органами. А от великі компанії з 5000 інвойсами на рік мають
формувати реєстр інвойсів, який надають податковому інспектору для
перевірки з метою підвищення ефективності роботи.

Вимоги щодо термінів зберігання документів у Німеччині менш жорсткі, аніж в
Україні. Інвойси, квитанції, журнали, баланси, бухгалтерські документи
зберігаються 10 років, усе ділове листування - 6 років. Аналогічний термін
зберігання встановлено для решти документів, які підтверджують дані
податкових декларацій. Терміни зберігання документів однакові для всіх
категорій підприємців та компаній.

Деякі ключові розбіжності існують і в алгоритмах дій німецьких та
українських податкових інспекторів під час перевірок. Приміром, в Україні,
як свого часу в Німеччині, проводять перевірку процесу обліку, увага
перевіряльників фокусується на формальних подробицях. Здійснюється повна
перевірка обов'язкової наявності первинних документів. А в Німеччині акцент
уваги перевіряльників зміщується на перевірку достовірності безпосередньо
результатів обліку. Відслідковується зміст первинних документів, перевірки
проводяться вибірково з метою звірити звітність компаній з найважливішими
даними по галузі. Перевірка відбувається, зокрема, й на предмет
прийнятності співвідношення між обігом коштів та прибутком порівняно з
іншими компаніями.

На думку Томаса Оттена, запровадження подібних підходів в Україні не лише
можливе, а й обіцяє швидке та ефективне перетворення її податкової системи
на систему європейського зразка. Розвитку малого і середнього бізнесу
неабияк сприятиме спрощення первинної документації, за якого держава
фактично не зазнає втрат. Знижуватиметься і кількість випадків податкового
шахрайства.

Підготувала Олена НИЗОВА,
головний державний податковий інспектор
відділу масово-роз'яснювальної роботи
та звернень громадян ДПА в АР Крим

Вісник податкової служби України